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仕組み化を行う前に、まずはそもそも「ムダ」とは何かということを考えていきましょう。
ムダとは、目的に対して施策や手段が適切でない時に発生するものです。
 
例えば、「東京から福岡に出張で移動し、顧客にプレゼンテーションをする」としましょう。 
その際の移動手段は、飛行機、新幹線、鈍行列車、自動車、バスなど様々です。
どの選択肢が最もムダが少ないでしょうか？

「飛行機」を選択すると、移動時間は短いため、体力的には1番疲弊しない手段かもしれません。
しかし、他の選択肢に比べて料金が高い。さらに、出発の時間が明確に決まっているので、遅刻は許されません。

 「バス」を選択すると、他の選択肢に比べて非常に料金が安い。
しかし、移動時間が長いため、体力的には1番疲弊する手段かもしれません。さらに、出発の時間が明確に決まっているので、遅刻は許されません。

「新幹線」を選択すると、出発時間の選択肢が多く、出発直前まで乗車する新幹線を変更できるため、融通が利きます。
しかし、移動時間と料金はそれなりにかかるでしょう。

一般的には飛行機が最も早く移動できるため「ムダが少ない」と思われがちですが、必ずしもそうではありません。

もしあなたが、
「時間のムダ」を小さくすることが目的であれば、「飛行機」という手段が有効。
「お金のムダ」を小さくすることが目的であれば、「バス」という手段が有効。
「融通のムダ」を小さくすることが目的であれば、「新幹線」という手段が有効。

このように、自分自身の状況・目的によって、ムダは変わっていきます。
どのような場合でも、目的を明確にし、その手段が適切であるかどうかチェックすることが、ムダを生み出さないコツになります。

仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。

中小企業の場合だと、優秀な役員または優秀な社員の働きによって業績が伸びたり、会社が成長することがあります。しかし、それは一時的なもので、その優秀な役員や社員が会社を辞めることがあれば、業績はガクッと落ちてしまいます。

そうならないためにも、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果が出る仕組み化」が必要になります。

仕組み化を行うべき理由は「仕組み化しないとリスクを負い続けること」と「人間の不安定さ」、「会社の永続」の3つがあります。

①属人的である限り、リスクを負い続ける

経営にとって「重要な要素」ほど仕組みにしなければなりません。「もしこれがなくなったら、自社の経営を続けることが出来ない！」というような重要な要素ほど属人を避けて、仕組み化をしていく必要があります。

分かりやすい事例は、優秀な社員の退職時です。経営の中心を任せていたような人が急に辞めると言い出したときに強くリスクを感じます。任せきって、機能している状態が、一番経営者にとっては楽です。しかし、いざ退職という場面になると、実はそれは危うい状態だということに気が付きます。だからこそ、仕組み化を行い、リスクを取り除きましょう。 

②どんなに優秀な人であっても、人間は不安定である

人間は不安定なので、仕組み化で補完する必要があります。
昨日の自分、今日の自分、明日の自分は、全然違います。体調や気分、前日にあった出来事など、いろいろな要因で人の仕事には波ができます。経営陣やチームメンバーも同じように不安定だということです。

ですから、経営者として覚悟しなければならないのは、仕事は属人的である限り不安定であり続けます。もちろん「人が仕事をする」のは良いです。ただ、そういった「人」が安定的に仕事をするために「仕組み」という助けが必要だということです。極端なことを言うと、人は仕組みが無いと安定的に仕事ができないというように考えるべきです。

③会社が永続する

それでは、どのような仕事・業務を仕組み化するべきなのでしょうか？
まずは会社の中にある仕事・業務を整理していきます。

会社の業務は大きく分けると「Art（感覚型）」「Routine（単純型）」「Pattern（選択型）」の3種類があります。

①Art（感覚型）

Art（感覚型）とは、属人が価値になる業務のこと。
「その人でなければできない」仕事、「他の人がやると良さが失われてしまう」仕事を指す。
仕組み化するべきではない業務。社長・経営者のやるべき仕事はArtに該当。

②Routine（単純型）

Routine（単純型）とは、誰がやっても同じ業務のこと。
Pattern（選択型）よりは仕組み化に工夫が必要だが、仕組み化すべき業務。

③Pattern（選択型）

Pattern（選択型）とは、いくつかの選択肢から選ぶ業務のこと。
最も仕組み化しやすいため、まず始めに仕組み化すべき業務。

業種業態に関わらず、Artの業務が約20%、RoutineとPatternの業務は約80%あると言われています。このうちRoutineとPatternの業務は仕組み化ができる業務にあたります。
一方で属人的な価値が高いArtの業務を仕組み化してしまうと、その業務の良さが失われ、悪い結果を招く可能性があるため、仕組み化する業務とそうでない業務を見極める必要があります。

様々な業務が会社の中に存在していますが、最も優先すべきものは「社長の業務」の仕組み化です。

社長がRoutineとPatternの業務ばかり実施していると、会社の成長は望めません。つまり、社長がArtの業務を行わないことには、会社は成長しにくいといえます。
そのため、まずは社長の業務をどうすれば仕組み化できるのかを考え、実行することがおすすめです。その上で、社長→役員→社員の順番で業務の仕組み化を行いましょう。

一般的に、経営にとって「重要な要素」ほど役職者が行っていることが多いので、仕組み化は会社の上から行うべきです。
社長・経営者の業務を優先して仕組み化することで、「経営の効率化」に繋がります。

ここまで仕組み化のメリットや仕組み化を行うべき業務について紹介してきました。
次は仕組み化を行うステップについて紹介します。
仕組み化を行うにはまず「仕分け」を行い、次に「仕組み化」、最後に「メンテナンスの仕組み化」ができるようにしていきます。

大切なのは、現場の声を吸い上げる仕組みがしっかりと機能することです。
経営者は、仕組みがうまく現場で使われていると思っていても、全く使われていなかったなんてことがあります。そのようなことが起こらないように、改善の声を吸い上げましょう。

このように、仕組み化は仕組みを作って終わりではなく、そこからのメンテナンスが大切になります。仕組み化を行う際には、メンテナンスを含めて考えていきましょう。

1番簡単な方法は、「月に1度仕組みをメンテナンスする日」を設けること。
その日は全社的に仕組みやマニュアルを見直し改善する。そのような習慣ができれば強い仕組みを持つ会社への1歩となります。

このように、1〜4のレベルで組織全体の仕組み化を進めていきましょう。
一足飛びにレベル3のマニュアル化やレベル4のツール化から始めてしまうと、見逃してしまう業務などが生まれ、結果としてマイナスな影響を受けることがありますので、1から順を追って行いましょう。

ここまで仕組み化の方法を見てきました。仕組み化を行い続けた先にある、目指すべきゴール「仕組み化の究極系」とはどう考えるべきでしょうか。

私たちは究極の仕組み化とは、「社長不在でも会社が存続する状態」になることだと考えています。
つまり、経営を成り立たせる要素がすべて仕組み化されている状態です。社長がいなくても役員や社員が経営に必要な要素を強化してくれる状態です。これは、最も経営が効率化された状態と言えます。
 
この状態は社長にとっては嬉しい反面、社長自身が必要のない状態をつくらなければいけないということ。もしかしたら、なかなか踏み切れない社長もいるかもしれません。

しかし、長い目で考えてみましょう。
いつかは社長が会社から離れなければいけないタイミングが必ず来ます。そのタイミングが早いのか遅いのかという違いです。
経営を効率化していくための仕組みの構築は、1日で出来るものではありません。思い立った今こそが究極の仕組み化への1歩を踏み出すチャンスです。
会社の未来のためにも、仕組み化は重要な経営戦略の1つと言えます。

 
では、社長不在でも会社が存続する状態をつくるにはどうすれば良いのでしょうか？
それは、「”経営に必要な要素”を役員や社員が理解し、最適な役割分担で取り組む仕組み」ができれば良いのです。一言でいうとビジネスシステムを構築すること。私たちがオススメしているのは、「経営の12分野」を見直し、会社で強化していく仕組みを導入するというものです。

最後に仕組み化を行う簡単な秘訣を紹介します。
それは「仕組み化を行わないといけない状況にする」ということです。

そのためのオススメの方法が「趣味を作る」ことです。趣味に時間を使いたいと考えると、どうしても仕事の時間を今よりも減らす必要があり、仕組み化を行わなければいけなくなります。

しかし、多くの社長は「仕事＝趣味」となっており、そもそも仕事の時間を減らすことを後回しにしがちです。仕事が好きなのは良いことですが、これが盲点となり、知らず知らずのうちに社長自身が仕組み化を拒んでいることがあります。

仕事以外に熱中できる趣味を見つけることで、結果的に業務の仕組み化に繋がります。趣味を見つけることができたら、この記事を参考に業務の仕組み化を行ってみてください。