【無料レポート】
仕組み化とは?
~経営を効率化し
「社長不在でも成功する会社」の
仕組み構築法~
取締役
中小企業診断士
早稲田大学商学部の講師として「ビジネス・アイデア・デザイン」「起業の技術」「実践起業インターンREAL」の授業にて教鞭を執っている。社長の学校「プレジデントアカデミー」の講師・コンサルタントとして、毎週配信の経営のヒント動画に登壇。新サービス開発にも従事。経営体験型ボードゲーム研修「マネジメントゲーム」で戦略会計・財務基礎を伝えるマネジメント・カレッジ講師でもある。
日本証券アナリスト協会認定アナリスト(CMA)。日本ディープラーニング協会認定AIジェネラリスト・AIエンジニア資格保有者。経済産業大臣登録 中小企業診断士。
「経営を効率化するために社長が行うべき仕組み化とは?」
「この仕事は経営者である私がやるべきだろうか?」
「”日常業務”ではなく”経営”をしなければいけないのは分かるけど、日常業務が忙しすぎて経営をしている時間がない」
「どうしたら経営を効率化して、経営者としてやるべき仕事に専念できるだろう?」
と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
社長・経営者は「社長・経営者にしかできない仕事」=「本当にやるべき仕事」だけに集中するべきです。社長は「社長の仕事」に、経営者が「経営者の仕事」に集中することは、企業の存続と成長に関わります。
ムダを減らし、一般業務に充てる時間を減らす工夫や他の人に仕事を任せていく必要があります。そのためには「仕組み化」が有効です。
今回は、仕組み化のメリット、仕組み化の手順、仕組み化を行うべき業務とそうでない業務について解説します。
また、今すぐにできる仕組み化も紹介しますので、最後まで読んで仕組み化の参考にしてください。
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1. 仕組み化とは
仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。
中小企業の場合だと、優秀な役員または優秀な社員の働きによって業績が伸びたり、会社が成長することがあります。しかし、それは一時的なもので、その優秀な役員や社員が会社を辞めることがあれば、業績はガクッと落ちてしまいます。
そうならないためにも、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果が出る仕組み化」が必要になります。
2. ムダとは
仕組み化を行う前に、まずはそもそも「ムダ」とは何かということを考えていきましょう。
ムダとは、目的に対して施策や手段が適切でない時に発生するものです。
例えば、「東京から福岡に出張で移動し、顧客にプレゼンテーションをする」としましょう。
その際の移動手段は、飛行機、新幹線、鈍行列車、自動車、バスなど様々です。
どの選択肢が最もムダが少ないでしょうか?
「飛行機」を選択すると、移動時間は短いため、体力的には1番疲弊しない手段かもしれません。
しかし、他の選択肢に比べて料金が高い。さらに、出発の時間が明確に決まっているので、遅刻は許されません。
「バス」を選択すると、他の選択肢に比べて非常に料金が安い。
しかし、移動時間が長いため、体力的には1番疲弊する手段かもしれません。さらに、出発の時間が明確に決まっているので、遅刻は許されません。
「新幹線」を選択すると、出発時間の選択肢が多く、出発直前まで乗車する新幹線を変更できるため、融通が利きます。
しかし、移動時間と料金はそれなりにかかるでしょう。
一般的には飛行機が最も早く移動できるため「ムダが少ない」と思われがちですが、必ずしもそうではありません。
もしあなたが、
「時間のムダ」を小さくすることが目的であれば、「飛行機」という手段が有効。
「お金のムダ」を小さくすることが目的であれば、「バス」という手段が有効。
「融通のムダ」を小さくすることが目的であれば、「新幹線」という手段が有効。
このように、自分自身の状況・目的によって、ムダは変わっていきます。
どのような場合でも、目的を明確にし、その手段が適切であるかどうかチェックすることが、ムダを生み出さないコツになります。
3. 仕組み化を行うべき理由
仕組み化を行うべき理由は「仕組み化しないとリスクを負い続けること」と「人間の不安定さ」、「会社の永続」の3つがあります。
①属人的である限り、リスクを負い続ける
経営にとって「重要な要素」ほど仕組みにしなければなりません。「もしこれがなくなったら、自社の経営を続けることが出来ない!」というような重要な要素ほど属人を避けて、仕組み化をしていく必要があります。
分かりやすい事例は、優秀な社員の退職時です。経営の中心を任せていたような人が急に辞めると言い出したときに強くリスクを感じます。任せきって、機能している状態が、一番経営者にとっては楽です。しかし、いざ退職という場面になると、実はそれは危うい状態だということに気が付きます。だからこそ、仕組み化を行い、リスクを取り除きましょう。
②どんなに優秀な人であっても、人間は不安定である
人間は不安定なので、仕組み化で補完する必要があります。
昨日の自分、今日の自分、明日の自分は、全然違います。体調や気分、前日にあった出来事など、いろいろな要因で人の仕事には波ができます。経営陣やチームメンバーも同じように不安定だということです。
ですから、経営者として覚悟しなければならないのは、仕事は属人的である限り不安定であり続けます。もちろん「人が仕事をする」のは良いです。ただ、そういった「人」が安定的に仕事をするために「仕組み」という助けが必要だということです。極端なことを言うと、人は仕組みが無いと安定的に仕事ができないというように考えるべきです。
③会社が永続する
前述した①と②は仕組み化をしないとマイナスの影響が出るお話をしました。③は仕組み化をすることでのメリットのお話です。
仕組み化をすることで、会社が永続する可能性が高まります。
仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員が担当していた”A業務”が誰でも行えるようになります。すると、優秀な社長や社員は別の”B業務”に取り組むことが可能になります。さらに、その”B業務”の仕組み化を行うことで、優秀な社長や社員はまた別の”C業務”に取り組むことができるという良いサイクルが完成します。
つまり、仕組み化は「優秀な人がいなくても一定の成果を出すようにすること」であり、結果として「優秀な人がいなくても会社が永続する」ようになります。
社長を務める方は、自身が優秀であることが多く、様々なことを自分でできてしまいます。
しかし、これが逆に仕組み化の妨げとなり、いずれ会社の永続を脅かす可能性があります。
一時的に成功する社長は「水を汲みに行くのが速い」。
成功し続ける社長は「井戸を掘るのが早い」。
ということを社長自身が把握しておきましょう。
「成功し続ける社長」について、詳しくは「成功し続ける社長がもつ7つの特徴」無料レポートをご覧ください。
4. 仕組み化を行うべき業務~3つの型~
それでは、どのような仕事・業務を仕組み化するべきなのでしょうか?
まずは会社の中にある仕事・業務を整理していきます。
会社の業務は大きく分けると「Art(感覚型)」「Routine(単純型)」「Pattern(選択型)」の3種類があります。
①Art(感覚型)
Art(感覚型)とは、属人が価値になる業務のこと。
「その人でなければできない」仕事、「他の人がやると良さが失われてしまう」仕事を指す。
仕組み化するべきではない業務。社長・経営者のやるべき仕事はArtに該当。
②Routine(単純型)
Routine(単純型)とは、誰がやっても同じ業務のこと。
Pattern(選択型)よりは仕組み化に工夫が必要だが、仕組み化すべき業務。
③Pattern(選択型)
Pattern(選択型)とは、いくつかの選択肢から選ぶ業務のこと。
最も仕組み化しやすいため、まず始めに仕組み化すべき業務。
業種業態に関わらず、Artの業務が約20%、RoutineとPatternの業務は約80%あると言われています。このうちRoutineとPatternの業務は仕組み化ができる業務にあたります。
一方で属人的な価値が高いArtの業務を仕組み化してしまうと、その業務の良さが失われ、悪い結果を招く可能性があるため、仕組み化する業務とそうでない業務を見極める必要があります。
様々な業務が会社の中に存在していますが、最も優先すべきものは「社長の業務」の仕組み化です。
社長がRoutineとPatternの業務ばかり実施していると、会社の成長は望めません。つまり、社長がArtの業務を行わないことには、会社は成長しにくいといえます。
そのため、まずは社長の業務をどうすれば仕組み化できるのかを考え、実行することがおすすめです。その上で、社長→役員→社員の順番で業務の仕組み化を行いましょう。
一般的に、経営にとって「重要な要素」ほど役職者が行っていることが多いので、仕組み化は会社の上から行うべきです。
社長・経営者の業務を優先して仕組み化することで、「経営の効率化」に繋がります。
「社長の仕事」について、詳しくは「社長の仕事とは?」無料レポートをご覧ください。
5. 仕組み化を行う手順
ここまで仕組み化のメリットや仕組み化を行うべき業務について紹介してきました。
次は仕組み化を行うステップについて紹介します。
仕組み化を行うにはまず「仕分け」を行い、次に「仕組み化」、最後に「メンテナンスの仕組み化」ができるようにしていきます。
ステップ1:仕分け
仕組み化を行う上でまず最初に行うのは「仕分け」です。
これは業務の棚卸しを行い、仕組み化する業務とそうでない業務に分けること。仕分けする基準は、①属人的なままの方が価値があるもの(主にArt業務)と②仕組み化した方が良いもの(主にRoutineとPattern業務)という2つ。先程も説明しましたが、まず最初に行うのは「社長の業務の仕組み化」です。社長がArtの業務を行えるように仕組み化を行います。
社長の業務の仕組み化をするときの判断基準は「重要性」「頻度」「緊急性」の3つです。
重要性が低く、頻度が多く、緊急性が低い業務を優先的に仕組み化しましょう。イメージとしては、毎日発生してしまっている業務(営業電話対応、メール対応 etc.)を真っ先に仕組み化すべきです。社長のマスト時間を減らすことでArtの業務を行えるようになり、会社は成長していくでしょう。
ステップ2:仕組み化(マニュアル化)
次に行うのは仕組み化です。
仕分けをした業務のチェックリストやマニュアルなどを作り、誰でも同じ成果が出せるようにします。新入社員やアルバイトが見ても同じ成果が出るように作ることがポイントです。
仕組み化とは言い換えると「仕事のレシピをつくる」イメージです。どのように動けばいいかを明確にしていく必要があります。
仕組みをつくる際には、次の6つの要素を抑えて仕組みを作成しましょう。この6つの要素に答える形で仕組みをつくれば、他の人に任せられるレベルの仕組みになります。これらの要素を明文化して他の人でも理解できるようにしたのがマニュアルと呼ばれます。マニュアルは他の人に伝えることが楽になるのでどんどん作成していきましょう。
1 何をしますか?(どの仕事をしますか?)
2 だれがしますか?
3 いつしますか?
4 どうやってしますか?
5 完了チェックはどうしますか?
6 何のためにしますか?
仕組みをチェックリストやマニュアルという形にしてみた後は、その業務に携わっていない社員に協力をしてもらい、わかりやすいかどうかフィードバックをもらうのも良いでしょう。
最終的に、チェックリストやマニュアルを通して、仕事が人に任せられるようになったら、システム化や自動化を考えていきましょう。
一般的に、多くの会社がいきなりシステム化や自動化を考えてしまうため、ムダなやり方のままシステム化してしまいます。それでは、システム化に独自なカスタマイズが必要になり、ムダな開発費などが発生してしまいます。
まずはアナログ的に、チェックリストやマニュアルをつくって、人に任せるプロセスを踏むことで、仕事のムダがない仕組みをつくりましょう。
ステップ3:メンテナンスの仕組み化
最後に行うのはメンテナンスの仕組み化です。
車はメンテナンスをしないと、部品が摩耗したり錆びてしまうのと同じように、構築した仕組みもメンテナンスしないと錆びてしまいます。
そうならないために、定期的に見直すための「メンテナンスの仕組み化」が大切になってきます。チェックリストやマニュアルもつくって終わりではなく、常に最高の状態になるように改善していきましょう。
メンテナンスの仕組み化で大事なのは次の3点セットです。
1 現場から”意見を吸い上げる”仕組み
2 意見を”採用・検討する”仕組み
3 マニュアルやチェックリストの”更新・周知”の仕組み
大切なのは、現場の声を吸い上げる仕組みがしっかりと機能することです。
経営者は、仕組みがうまく現場で使われていると思っていても、全く使われていなかったなんてことがあります。そのようなことが起こらないように、改善の声を吸い上げましょう。
6. 仕組み化の成功事例
多くの企業は既に何かしらの仕組み化を実施していますが、「仕組みを構築する」ことにばかり注力して、「仕組みの運用」が上手くいかないことも。
仕組み化が成功する企業には、「現場の声を拾って改善し続ける仕組み」があります。
無印良品
仕組み化で有名な無印良品ではアクティブなマニュアルが8,600種類もあると言われています。
無印良品の中ではマニュアルとは「こうやらなければならない」という窮屈なルールではなくて、「いま最も良いと思われるやり方(ノウハウ)」と考えられています。だから、環境の変化に沿った最新情報に書き換えていくことが常に求められます。
無印良品では、どのようにメンテナンスを行っているかというと、次の5つのステップを通して行っています。
ステップ1.改善提案シート(意見を吸い上げる)
ステップ2.エリアマネージャーが精査(採用・検討する)
ステップ3.本部が検討・採用(採用・検討する)
ステップ4.マニュアルに反映(更新・周知)
ステップ5.全社に通知(更新・周知)
参照:ダイヤモンドオンライン『無印良品は2000+6600ページの「マニュアル」で生き返った』
未来工業
未来工業株式会社は目安箱を設置して現場の声を聞いています。
社員は疑問に思ったことがあれば、目安箱に改善案を投函。1件投函するだけで500円がもらえ、さらには200件だすとその500円とは別に15万円が支払われるのです。
採用されない改善案もたくさんありますが、最優秀賞に輝いた改善案では約630万円の利益が生まれたこともあります。
このように、仕組み化は仕組みを作って終わりではなく、そこからのメンテナンスが大切になります。仕組み化を行う際には、メンテナンスを含めて考えていきましょう。
1番簡単な方法は、「月に1度仕組みをメンテナンスする日」を設けること。
その日は全社的に仕組みやマニュアルを見直し改善する。そのような習慣ができれば強い仕組みを持つ会社への1歩となります。
7. 仕組み化レベル4ステップ
ここまで仕組み化をする手順について紹介してきました。1つ1つの業務の仕組み化は第5章でご紹介した手順で行います。では、会社全体として仕組み化が進んでいるというのは、どのように考えればよいのでしょうか?
組織の仕組み化のレベルには具体的に4つのステップがあります。
業務の実態を記述、集計してわかりやすく分類すること
最適な方法を模索し、業務の在り方を決定すること
標準化された業務を誰もが理解できるように状態にすること
繰り返す頻度が高い業務を機械やシステムなどに代替すること
このように、1〜4のレベルで組織全体の仕組み化を進めていきましょう。
一足飛びにレベル3のマニュアル化やレベル4のツール化から始めてしまうと、見逃してしまう業務などが生まれ、結果としてマイナスな影響を受けることがありますので、1から順を追って行いましょう。
8. 経営の効率化~究極極の仕組み化とは?~
ここまで仕組み化の方法を見てきました。仕組み化を行い続けた先にある、目指すべきゴール「仕組み化の究極系」とはどう考えるべきでしょうか。
私たちは究極の仕組み化とは、「社長不在でも会社が存続する状態」になることだと考えています。
つまり、経営を成り立たせる要素がすべて仕組み化されている状態です。社長がいなくても役員や社員が経営に必要な要素を強化してくれる状態です。これは、最も経営が効率化された状態と言えます。
この状態は社長にとっては嬉しい反面、社長自身が必要のない状態をつくらなければいけないということ。もしかしたら、なかなか踏み切れない社長もいるかもしれません。
しかし、長い目で考えてみましょう。
いつかは社長が会社から離れなければいけないタイミングが必ず来ます。そのタイミングが早いのか遅いのかという違いです。
経営を効率化していくための仕組みの構築は、1日で出来るものではありません。思い立った今こそが究極の仕組み化への1歩を踏み出すチャンスです。
会社の未来のためにも、仕組み化は重要な経営戦略の1つと言えます。
では、社長不在でも会社が存続する状態をつくるにはどうすれば良いのでしょうか?
それは、「”経営に必要な要素”を役員や社員が理解し、最適な役割分担で取り組む仕組み」ができれば良いのです。一言でいうとビジネスシステムを構築すること。私たちがオススメしているのは、「経営の12分野」を見直し、会社で強化していく仕組みを導入するというものです。
経営の12分野は、「商品力分野」、「営業力分野」、「管理力分野」の3つの分野に分かれています。
まず、”経営に必要な要素”を役員や社員が理解することで、最適な役割分担で取り組む仕組みを構築しやすくなります。
また、分野ごとに責任者を決め、その人に権限を渡していくことで、経営を存続する体制を構築することが可能です。いきなり12の分野を1人で対応するのは各責任者にとっては重荷過ぎてしまうことが多いため、まずは3大分野ごとに担当者を設け、1人が4分野を責任を持って強化していくことがオススメです。
経営の12分野の詳細は「経営とは」の無料レポートをご覧ください。
社長が不在でも会社が存続する状態を「経営の仕組み化」を通して行なっていきましょう。
経営の12分野を学べるプログラムに関してはこちらで紹介しておりますので、御覧ください。
9. 仕組み化を行う簡単な秘訣
最後に仕組み化を行う簡単な秘訣を紹介します。
それは「仕組み化を行わないといけない状況にする」ということです。
そのためのオススメの方法が「趣味を作る」ことです。趣味に時間を使いたいと考えると、どうしても仕事の時間を今よりも減らす必要があり、仕組み化を行わなければいけなくなります。
しかし、多くの社長は「仕事=趣味」となっており、そもそも仕事の時間を減らすことを後回しにしがちです。仕事が好きなのは良いことですが、これが盲点となり、知らず知らずのうちに社長自身が仕組み化を拒んでいることがあります。
仕事以外に熱中できる趣味を見つけることで、結果的に業務の仕組み化に繋がります。趣味を見つけることができたら、この記事を参考に業務の仕組み化を行ってみてください。
10. まとめ
本レポートでは仕事の仕組み化について説明してきました。
仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」。仕組み化を行うことで、仕事の属人性を排除でき、人間の不安定さから逃れることができます。その結果、成功し続ける会社に近づくことができます。
具体的に仕組み化を行うにあたって会社の中の業務を3つに分類していきましょう。
「Art(感覚型)」「Routine(単純型)」「Pattern(選択型)」のうち、「Routine(単純型)」と「Pattern(選択型)」は仕組み化を進めていくべき仕事です。
社長が「社長にしかできない仕事」=「Art(感覚型)」の業務に専念できるように仕組み化を進め、経営を効率化していきましょう。
仕組み化を繰り返していくことで、組織の仕組み化のレベルも高まっていきます。「見える化→標準化→マニュアル化→ツール化」という順に高次元の仕組み化になります。いきなり上位を目指すのではなく、まずは自社の仕組み化のレベルに応じて行っていきましょう。
会社として目指すべき究極的な仕組み化は、「社長がいなくても会社が存続できる」状態です。1日にしては出来上がりませんが、経営の要素と構造を知ることで、究極的な仕組み化に近づくことができます。
仕組み化は会社の生存戦略の1つです。仕組み化によって経営の効率化を実現し、成功し続ける会社を目指していきましょう!
「経営の成功」について、詳しくは「成功し続ける社長がもつ7つの特徴」無料レポートをご覧ください。