社内マニュアルの作り方を解説｜ポイントや注意点も紹介

社内マニュアルを作ろうと思っても作り方がわからない方も多いのではないでしょうか。今回は社内マニュアルの作り方に加えておさえておくべきポイントや注意などを紹介します。社内マニュアルの作り方に不安がある方はぜひご覧ください。

社内マニュアルの作り方

社内マニュアルの作成にはいくつかのステップがあります。まずは以下の手順に従って進めてみましょう。

1. 目的を明確にする：まず、社内マニュアルの目的を明確にすることが重要です。どのような情報を伝えたいのか、どの部署や職種に対して作成するのかをしっかりと定めましょう。

2. レイアウトを決める：次に、社内マニュアルのレイアウトを決めましょう。見やすく分かりやすいデザインを選ぶことが大切です。章立てや見出しを設定し、情報を整理しやすい形にしましょう。

3. 内容を整理する：社内マニュアルには様々な情報が含まれる場合があります。必要な情報を整理し、適切な順序で書き記しましょう。分かりやすく具体的な言葉を使い、必要な手順やポイントを明確に伝えることが重要です。

4. フィードバックを受ける：社内マニュアルを作成した後は、関係者からのフィードバックを受けることが大切です。他の部署や職種の方々に目を通してもらい、理解しやすいかどうかを確認しましょう。

5. 定期的な更新を行う：社内の状況や業務の変化に応じて、社内マニュアルを定期的に更新することが必要です。新しい情報や手順を追加し、古くなった情報を削除するなど、常に最新の状態を保つように心がけましょう。

社内マニュアルを作成する際には以下のポイントに気を付けることが重要です。

・簡潔さ：情報をわかりやすく簡潔にまとめることが大切です。冗長な表現や複雑な言葉を使わず、必要な情報を明確に伝えましょう。

・視覚的な要素：文字だけでなく、図や表など視覚的な要素を活用することで理解しやすくなります。適切な場所に図や表を挿入し、視覚的なサポートを提供しましょう。

・体裁の統一：社内マニュアルの体裁を統一することで、一貫性を保つことができます。フォントや見出しのスタイル、色などを統一し、統一感のあるレイアウトを作成しましょう。

・読みやすさ：社内マニュアルは多くの人が閲覧することがあります。そのため、読みやすさを重視することが重要です。適切な文字サイズや行間、段落の区切りを設けて、スムーズに読み進められるようにしましょう。

社内マニュアルを作成する際には以下の注意点に気を付けることが必要です。

・文章の正確性：社内マニュアルの情報は正確であることが求められます。情報の確認や校正を行い、間違いや誤解を招くような表現を避けましょう。

・意見の統一：社内マニュアルは多くの人が参照するため、関係者の意見を反映することが重要です。関係者とのコミュニケーションを密にし、意見の統一を図りましょう。

・多言語対応：もし企業が国際展開している場合、社内マニュアルを多言語で提供することも検討しましょう。外国籍の従業員や海外拠点の社員にとっても理解しやすいマニュアルを作成しましょう。

社内マニュアルを運用する際には以下のポイントに気を付けることが重要です。

・アクセス可能性：社内マニュアルへのアクセスを容易にすることが重要です。インターネット上にマニュアルを公開するか、社内ネットワークでの共有を行うなど、従業員が必要なときに簡単にアクセスできる環境を整えましょう。

・バージョン管理：社内マニュアルは定期的に更新する必要があります。そのため、バージョン管理をしっかり行い、最新の情報を提供することが重要です。バージョン番号や更新日を明確に表示し、従業員が常に最新の情報を把握できるようにしましょう。

・フィードバックの収集：社内マニュアルを運用していく中で、従業員からのフィードバックを積極的に収集しましょう。改善点や不明瞭な箇所を把握し、改善することで、従業員にとって使いやすいマニュアルを作成することができます。

今回は社内マニュアルの作り方のポイントや注意点などを簡潔にお伝えしました。

社内マニュアルは従業員にとってわかりづらく、難しいものでは意味があリません。誰が見てもわかりやすいようなマニュアルを作ることを心がけましょう。

今回紹介した内容をもとに社内マニュアルの作成に取り組んでみてください。