時間に追われて疲れてしまう現代人。ストレスを抱えず、自ら時間をコントロールするコツとは？

前回お伝えしたように、予定が入る前に自分の時間をブロックしていくというのは重要ですね。経営者は土日にも何かしら連絡を返したり、平日にやり残した仕事をしてしまったりして、休むことが後回しになってしまいがちです。私の場合、「仕事をしない日」をあらかじめ決め、確保するようにしています。

経営者において重要なのは、いかに自分がやらないことを決めるかですよ。何でも自分でやった方が早いと思ってしまいがちですが、自分でやっているとどんどん時間もなくなっていってしまいますし、ご自身の体も持たないでしょう。社員を信頼して任せ、経営者は「やらないこと」を決めるようにしてください。

そうです。1日は有限で、有限な時間を使うには自分の時間を使うか、他人の時間を使うかしかありません。多くの人の時間を有効的に使ってこそ、企業がチームで成果を生み出すことができるのです。

はい。あとは1ヶ月に1度、3日間は予定を入れない日を作っています。もし追われている仕事があればそこの期間を使って片付けるし、先送りにしていて先送りしていること自体がストレスになっているものを一気にやったりします。この3日間は誰にも関与されず、自分のやりたいことをやる時間という風に決めています。

この3日間は打ち合わせなどは入れないので、例えば自然豊かな場所でワーケーションするのもおすすめです。

やはり時間を誰かに左右されている感覚がストレスに繋がりやすいので、誰にも左右されず、自分だけの時間を作るというのは重要ですよ。

私も予定を入れない日だとしても、どうしても出なければならない電話やメールには対応します。ただ、「この電話は絶対に出ないといけない」というのは大抵経営者の思い込みです。「自分がやらないと」と思いすぎているんですね。本当にやらないといけない、緊急で対応しないといけないものはごく僅かだと思いますよ。

はい。その上で、やるべきだと思ったらやれば良いんです。大切なのは、自分で決めて、自分で時間をコントロールするということです。

弊社では、午前中のスタッフから私へのコンタクト、私からスタッフへのコンタクトも禁止にしています。

午前中の3時間は午後の5時間に匹敵すると言われるほど、睡眠で脳を休めた後の午前中は集中しやすく、「クオリティタイム」と言えます。非常に効率よく仕事ができる時間帯なので、社員それぞれが自分のやるべき仕事に集中する時間にしているのです。

あらかじめ午前中は誰かに連絡をしなくて良いし、誰からも連絡が来ないと分かっていれば、ストレスなく仕事に集中しやすくなります。こうしておけば、社員は集中すべき仕事を午前中に配置するようになります。これを決めていないと、「あの件どうなった？」「この件は？」と次々に連絡が来てしまい、集中がその都度途切れます。

はい。時間術に詳しい人に言わせれば、集中している時に集中力が途絶えるようなことが起きると、同じ集中力を取り戻すまでに同じ時間がかかるらしいです。例えば20分集中してやっていたのに、誰かから声をかけられて集中力が途切れると、その集中力をもう一度取り戻すのに20分かかる。

時間をストレスなく、上手く活用するためには、集中力を継続するということは凄く大切です。私が以前経営に携わっていた会社では、私への連絡は9-10時、13-14時、17-18時の3時間のみにしていました。そうするとこの3時間はものすごく電話がかかってくるのですが、私自身もその時間は社員のための時間として確保してあるので、連絡に集中できるんですね。それ以外の時間は作業時間や社員との面談などに充てて、連絡が入ることで集中力が途切れないように工夫していました。自分がやりたいもののために使う時間を分けて作っておくと良いですよ。