この記事でわかること
・経営層・リーダー・マネージャー層における情報共有のメリット
・情報共有と信頼構築の関係性
・情報共有をしないことで起こるデメリット

この記事は、ネットで言われている「一般論」に対して、組織マネジメントの専門家はどう考えるのか?をインタビューし、私たちがより実践しやすい具体的なアクションを聞き出す企画です。

今回のテーマは「情報共有」(記事のアーカイブはこちら)。 

情報社会とも言われる現代。様々な情報共有ツールなども登場していますが、情報共有はなぜ組織において重要なのでしょうか。情報共有することによるメリットと、情報共有しないことで起こるデメリットについて考えてみましょう。

登場人物プロフィール

【インタビュアー】MEGUMI

とある女性向けのサービスを行なっている経営者。それなりの社員を抱える規模でビジネスをしているが、組織の人間関係のトラブルや、離職率の上昇など、組織マネジメントにはまだまだ課題のある状況。

今まで感覚的に行なっていたけれど、改めて、しっかりと学んだ方がいいのかも…と考えていた矢先に、この記事の企画をいただき、インタビュアーとして参加させていただきながら、組織マネジメントを学ばせていただくことになりました。

【専門家】嶋津良智先生

日本唯一の『上司学』コンサルタント。「『あなたのもとで働けてよかった』をすべてのリーダーへ」を理念に、中小企業のための、人づくり、組織づくりに特化をした、スクール形式では日本一のビジネススクール『リーダーズアカデミー』を経営。

  • 一般社団法人日本リーダーズ学会 代表理事
  • リーダーズアカデミー 学長
  • 早稲田大学エクステンションセンター講師
  • 他、経歴・著書多数

<プロフィールはこちら>

組織における情報共有のメリットについて、教えてください!

よろしくお願いします!

情報共有することで上司は忙しさから解放される?

情報共有をするメリットとして、ネットでは
・業務の属人化を防止できる
・業務が効率化して生産性が高まる
・ナレッジを共有することで組織全体のスキルが上がる
・迅速なトラブル対応が可能になる
・信頼関係を強化できる
・などが挙げられていました。

情報共有することで得られるメリットを具体的に教えてください。

経営者という視点で見ると、情報共有をすることで社員の意思決定のスピードが速まると同時に、リーダーである自分の意思決定の数を減らせるというのが1番のメリットだと思うんです。

社員はなぜ意思決定のスピードを早めることができるのでしょうか。

意思決定をしていく上で、意思決定をするための情報が必要なわけですよね。その情報が多ければ多いほど、さらにその情報の質が良ければ良いほど、質の良い意思決定ができるわけですよね。ところが意思決定のための情報の数が少なかったり質が悪かったりするとどうなるかというと、とりあえず社長に聞いてみようとか、とりあえず部長にどう思うか確認してみようとか、いちいち上司に確認しないと、あるいは上司に判断をしてもらわないと、物事が進まなくなってしまいます。

確かに自分が分からないことが多いと、上司に判断を仰ぐしかなくなります。上司としても、いちいち社員の様々な意思決定に関わらなくてはいけなくなってしまいますね。

社員がそれぞれ情報を元に意思決定できるようになれば、マネージャー層は意思決定の数を圧倒的に減らすことができ、忙しさから解放されます。

1人1人の社員が自律して意思決定するために、情報共有は非常に重要なのですね。

情報を共有することで、信頼関係を構築する

情報共有のもう1つのメリットは、信頼関係が生まれるということです。

なぜ信頼関係の構築に繋がるのでしょうか?

親しい間柄の人について考えてみてください。その人がなぜ恋人なのか、なぜ仲の良い家族なのか、なぜ親友なのかということを考えると、相手が自分のことを知ってくれていて、自分も相手のことを知っている、関係性の中に情報が多いことで、お互いに色々なことを理解し分かり合えているからだと思うんです。そこから信頼関係が生まれていく。

確かに、お互いのことをよく知らないのに深く信頼し合うことはできないですね。

会社も一緒で、経営層が会社の情報をしっかり共有して、社員は自分が考えていることを共有する。お互いのお互いの頭の中を共有することが多ければ多いほど、信頼関係が生まれます。社員は、会社はそこまで教えてくれるんだと思うでしょうし、経営層は社員を信頼して色々と仕事を頼んでいこうと思えますよね。そういった信頼関係の構築には、まず情報共有が必要だと思います。

オンラインでのやりとりが増えたことで情報共有がしやすくなったものの、情報が多すぎて見逃しやすくなってしまったようにも思います。

僕はパソコンやメールがない時代でずっと社会人生活を送ってきた人間ですから、インターネットの普及によって瞬時にやりとりができるようになったことで、情報共有が圧倒的にしやすくなったと感じますよ。世の中を飛び交う情報の数が、10年前より500倍になってるとも言われますが、それだけ情報共有がしやすくなったという一つの証拠ではないかと思います。もちろんそれだけ情報が飛び交うということは、自分が入れるべき情報と入れない情報、質が良い情報と悪い情報をしっかり選別していかないと、情報に埋もれてしまいます。情報を精査する基準を持つことが重要ですね。

情報を精査する基準はどのように持ったら良いでしょうか。

僕の基準は明確で、個人においては自分の人生を豊かにする情報かそうじゃないか。もうこれだけです。僕にとっては、誰がどこで何を食べたかを知っても、僕の人生は豊かにならないので、SNSはあまり見ません。 経営者としては、儲かってお客様の役に立つかどうか。儲かってお客様の役に立つ情報であれば積極的に取得しますし、そうでない情報は取りに行きません。

非常にシンプルですね。私も一度、自分にとって情報を取得する基準が何かを考えてみます。

情報共有をしないことで起こるデメリットは?

情報共有をしないことで起こるデメリットはありますか?

情報がないと意思決定がしにくいですし、意思決定の質も落ちますよね。それに社員からは信頼を得にくいでしょう。

会社が情報を隠しているつもりはなくても、情報が共有されないと社員としては「隠されている」「信頼されていない」と感じますし、そんな会社のためには頑張ろうとは思えません。社員のパフォーマンスにも影響がでそうですね。

その通りです。また社員は情報がなく意思決定が出来ないので、すぐに上司に確認したり、意思決定を任せようとしたりします。結果、マネージャー層は忙しい状態から抜け出すことが出来ません。

いちいち確認をして、自分が意思決定をしなければならないと、マネージャーとしてやりたいこと、マネージャーだからできることに着手できず、部下に仕事を任せきれない。悪循環ですね。情報共有の重要さを痛感しました。

次回は、情報共有が上手くいかない理由について深掘りしていきます。

この章のポイント
・情報共有をすることで社員の意思決定のスピードが速まる
・リーダー・マネージャー層の意思決定の数を減らせる
・情報を共有し、理解し合うことで信頼関係が生まれる
・情報を精査する基準を持つ
・情報共有をしないと意思決定ができず、意思決定の質も落ちる
・マネージャー層は忙しさから抜け出せない
・情報共有を怠ると社員は会社を信頼しなくなる

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