なぜあの社員は情報共有をしないのか？組織の情報共有が上手く行かない理由と対処法

分かりました！よろしくお願いします！

この理由は非常にシンプルで、メリットを感じられていないからではないでしょうか。どのお客さんを訪問して、何を話して、見込み率はどのくらいで…といったデータを単に入力しろと言われても、やはり面倒に感じますよね。

でもプライベートになるとどうでしょうか。誰に強制されているわけでもないのに、InstagramやFacebookで自分の情報をアップしていますよね？

この差は、興味関心の差であり、メリットを感じているかどうかです。だから社内で情報共有を促すためにも、情報を提供するメリットや楽しさを作ってあげる必要があります。参考にしやすいのは、マッチングアプリです。マッチングアプリでは、彼氏が欲しい人と彼女が欲しい人がそれぞれ情報を提供し、マッチングさせますよね。それと同じように、情報が欲しい社員と情報提供したい社員をマッチングさせる仕組みを構築する必要があります。

情報を提供した人が報われる仕組みは絶対に必要だと思います。

良いですね。仕組みを浸透させるフェーズでは、インセンティブを設けても良いですよ。

その人が情報共有しないことが、どの程度組織に影響があるのかにもよりますよね。大した影響がないんだったら、100%を目指さないってことも大切です。別に無視するとかじゃなくて、継続して教育は行いますし、情報共有をしなかったことによるマイナス評価を加える等、何らかの形で対応することは必要なのですが、会社としてやるべきことをやっているのに、そういう人が出てしまうというのは仕方ないことでもありますよね。

ただ、その人が情報共有しないことがすごく影響があることなのであれば、その影響度をしっかり理解させて、やらせる環境作りをしていかないといけません。そこでポイントとなるのは、「環境マネジメント」です。

本人の意思に頼るのではなく、引き出したい行動を相手から引き出す環境を作るということです。次の章で詳しく解説しますね。

環境マネジメントをしていく上でのポイントは、以下の3つです。

①対象者を明確にする
②相手から引き出したい行動を明確にする
③行動を本人自らやろう、やりたい、やらなければいけないと思ってもらうためはどうしたら良いかを考える
例えば、夏に幼稚園・保育園のバスで園児が残っているのを見逃してしまい、熱中症になってしまうということがありますよね。

ここでの対象者は、ドライバーですね。引き出したい行動は、バスの中を見回って、降ろし忘れている子どもがいないかどうかをチェックするということです。これをやらなければいけないと思ってもらうために、エンジンを切った際、違和感のある周波数の音のブザーを鳴るようにします。しかしブザーのスイッチを手元に用意しておくと、慣れてくると見回りをせずにスイッチを切ってしまうようになります。そこで、ブザーのスイッチをバスの一番後ろに設置します。

さらにスイッチを切った後、戻ってくる時にダブルチェックすることができます。

最近では駅のホームで、平行ではなく、ホームの垂直にベンチが置いてある駅がありますよね。あれも環境マネジメントの思考に基づく取り組みなんですよ。

垂直にベンチを置くのは、酔っ払いの線路への転落防止という目的が含まれているんです。酔っ払いにどんなに気をつけるように言っても、話を聞いてやいません。しかし線路への転落の大半は酔っ払いなのだそうです。ホームに電車が来たと勘違いして、ベンチから立ち上がってホームを歩いてしまうからです。そこでベンチを垂直に置くことで、歩いても線路に落ちないようにしたんです。この取り組みで転落は激減したそうです。

その通りです。情報共有にあたっても、情報共有をしてほしい社員がどのようにしたら自然と行動の中で情報共有を行えるのか、環境に着目して考えてみてはいかがでしょうか。