取引先・同業界の他社・社員の家族。ステークホルダーとの情報共有の仕方とは？

分かりました！よろしくお願いします。

原則として、オープンにできる情報は極力相手にオープンにしていく。これがまず大切です。隠している情報があると、コミュニケーションに時間がかかったり、認識齟齬が生まれたりしてしまいます。またただ自分たちの情報を渡すだけではなく、相手がどんな情報を欲しがっているのかを理解するのもポイントですね。

それはストレスに感じることもあると思いますが、相手の組織の問題であって、MEGUMIさんの課題ではない、とある種切り分けることも大切ですよ。相手の組織には情報を分けなければならない事情もあるかもしれませんし、相手の問題を解決することはできません。自分たちがコントロールできることに向き合うというのが大事です。

ただ、自分たちを変えることはできます。対応の法則というのがありまして、例えば「これは社外秘なので出力してお渡しはできないのですが、嶋津さんにだけは、この会議の時間だけお見せしますね」と言われると信頼されているんだなと感じますよね。そうやって自分たちが心を開いて情報を渡すようにしていると、相手も対応してくれる可能性は高まります。

そうですね。基本的には相手との窓口を一本化するというのがおすすめです。情報が点在していて、窓口になる営業担当者が自分の専門外の情報を何も知らなかったりすると、相手としてはやりにくいですよね。相手から問い合わせがある場合も、誰に連絡すれば良いのか分からないと問い合わせがしにくいです。ですから、窓口を1つにするというのは重要だと思います。

例えば営業が担当者なら、営業から経理に確認し、その情報を正しくお客様に伝える。そういった情報の導線を確立しておくと良いですね。

自分が入れるべき情報だと判断した場合は、参加した方が良いですね。情報が得られることもあれば、もしかしたら何も得られないこともあるかもしれませんが、行かなかったら可能性はゼロです。やはり情報を積極的に取得しにいく姿勢は大切です。

忙しい場合は、誰かに代わりに行ってもらって、その人から情報提供してもらうという手もあります。

それは非常にメリットが多いと思います。僕もよく参加しますし、無償で登壇することもあります。無料のイベントだと、気軽に参加しやすいので、多くの潜在顧客にリーチすることが可能です。相手も情報を得たいと思ってきているわけですから、その相手が欲しい情報をうまく提供できれば、ビジネスに繋げることができますよ。

社内の情報共有と同様に、相手が欲しい情報と自分たちが提供する情報を上手くマッチングさせることが大切です。例えば組織づくりをやっている僕が、財務経理に関する講演に参加してもミスマッチですよね。相手がどんな情報を欲しているのかを理解した上で、情報共有するようにしましょう。

家族がそれぞれどんな仕事をしているかを理解してもらえるというのは、家族関係を上手く構築する上でも大きいですよね。それに、社員が誇りを持って家族に情報共有をしたくなる会社にしなければいけない、というのは会社にとって良いプレッシャーになると思います。

例えば、社員の社内報を渡して、「家族にも見せてね」と伝えた時、家族に本当に見せる社員がどのくらいいるでしょうか。「こんなの家族に見せられるわけない」とゴミ箱に捨ててしまうような社内報だと、作っている意味がありませんよね。家族に知ってもらいたいと思えるような組織づくり、情報共有コンテンツ作りを作っていかなければいけません。