情報共有をスムーズに行うために気をつけるべきことは？情報共有しやすい情報としにくい情報がある？

まず最初のステップは、情報共有の必要性を社員に理解してもらうこと。情報共有を行うとどんな効果が期待できるのか、情報共有をする目的は何なのか。こういったことをしっかり理解してもらい、「確かに情報共有はした方が良いね」というマインドセットになってもらうことが、非常に重要です。

やはり説明もなくいきなり「情報共有をしろ」と言われても、社員にとっては手間がかかりますし、積極的にはなりにくいです。ですから、まず情報共有に対するマインドセットをしっかりすることがスタートです。そしてステップ2としては、情報共有に対する理解を本当に社員ができているか、確認するということです。

その通りです。例えば情報共有を行ってもらうためのミーティングや説明会を開いても、聞いていない社員がほとんどかもしれません。社員が自分の頭で考えてもらえるように、なぜ必要なのかを社員たちが自身で言葉にする機会を作ることが重要です。

社員の理解ができていると確認できたら、いよいよ情報共有を行っていきます。ここでポイントなのが、共有しやすい情報から共有してもらうということです。

例えば失敗事例の共有は、共有される側にとってはためになりますが、する側にとっては抵抗があります。自分の失敗を全社に知られるなんて、できればしたくないですよね。

そういったものは、情報共有の仕組みが出来上がってきた後で良いので、後回しにしましょう。まずはポジティブな情報から。成功事例やノウハウの共有からスタートするのがおすすめです。また、情報提供者に対しては報われる仕組みがなければいけません。情報提供者がきちんと賞賛されるような仕組みを作ります。いいねやスタンプで反応があるとか、最初はボーナスをあげるのも良いですね。

そのノウハウを見た社員からのコメントがあるというのも良いかもしれません。また、情報共有を全社で一気に行おうとすると、思わぬハードルがあったり、なかなか広まらずに担当者も焦ってしまうかもしれません。まずは協力的な部署から小さく始め、良い評判を広めながら対象部署を広げていくのがおすすめです。

質の良い情報を見やすく提示するサイトを作っています。
まず優秀な営業マンに、特別ボーナスを払って、営業ノウハウや成功事例を入力してもらいました。
その情報をカテゴリ別に分け、閲覧数ランキングなどで読みやすいように表示しています。関連情報の提示や、キーワード検索も可能です。
また社員の悩みに対する回答を載せることで、優秀な営業マンが様々な人から同じ質問をされることも防げています。

すごく難しい部分ですね。情報がありすぎると、人によっては必要のない情報ばかりがあって見にくい場合もあるので、情報によって分けるというのも良いかもしれません。しかし、情報は、いつ誰に、どんなときに役に立つかわからないものなんです。自分には必要ないと感じていても、別の相手にとっては重要な情報である場合もある。だから私は、できる限り情報を一つにまとめることが大切なように思います。

Googleは非常に良くできた情報共有ツールだなと思うのですが、キーワードを入れれば様々な情報が出てきますよね。サイトはもちろん、マップや写真、動画なども出てきます。それが、マップは別で、写真は別で、と分かれているとやっぱり面倒ですよね。

自分が便利だと思うツールを思い浮かべて、なぜ便利なのか、情報共有にいかにストレスが少ないかを考えてみると、自社でも活かせるポイントが出てくるかもしれませんよ。