会社の規模が大きくなるにつれて、組織に適切な役割を持たせたいと考える経営者も多いでしょう。同時に以下のような疑問が生じるケースもあります。
- 会社組織における役割とは？
- 組織での役割分担が重要な理由とは？
- 組織の役割分担を最適化するための方法とは？
組織に役割を持たせることで、組織ごとの責任範囲を明確にし、達成すべき目標が設定しやすくなります。また、組織での役割分担が最適化された良い組織では、会社全体での業務が効率的で、社員の専門性も高いのが特徴です。
この記事では、組織での役割分担が重要な理由や役割を持つ組織のあり方とともに、役割分担の最適化ポイントを順に紹介します。ビジネスに必要な業務機能に基づいて、組織に的確な役割分担を施し、ビジネスを円滑に進められる環境を整えましょう。
会社組織における役割
会社組織における役割を的確に理解しておくことは、ビジネス運営において必要不可欠です。なぜなら、会社はさまざまな組織で構成されており、それぞれの役割を把握していないと円滑に業務を進めるのは困難なためです。
会社組織の役割を最適化するために、まずは組織とは何か、会社組織の役割の意義は何かについて理解を深めておきましょう。
組織づくりに悩んだり困ったりしている方は、こちらも参考にしてください。
» 組織づくりとは？企業を成長させる「強い組織」の作り方 | リーダーズアカデミー
組織とは？
組織とは、共通の目標達成を目指して協働しながら活動する、特定の役割を担っている2人以上で構成される集団のことです。会社の場合、部門・部署など同じ目標を担う社員で構成する集団を組織と呼ぶ傾向にあります。
会社を立ち上げた当初は社員も少なく、それぞれが個別に規模の小さな仕事を積み重ねていたため、そのままの体制を続けるケースもあるでしょう。しかし、ビジネス規模の拡大とともに、難易度の高い仕事や作業量の多い仕事が増え、個人では対処しきれなくなると、組織的な対応が求められます。
会社における組織を指す部門・部署とは、効率的に仕事を進め、的確に目標達成の実現を目指す集団といえます。なお、本記事でも「組織＝部門・部署」として説明します。
組織での役割の意義
会社組織における役割は、組織ごとに達成すべき目標を与え、集団で業務を遂行する際のルールや秩序のもとになる重要な要素です。
役割が不明確なままだと、組織メンバーが好き勝手に業務にあたり、非効率で統率が取れない状況が生じやすくなります。しかし、組織の役割が明確化されれば、組織メンバーは効率的に業務にあたれます。
会社組織における役割は、単なる人の集まりを機能的活動をする組織へ昇華させ、会社全体のビジネス成果を高めるためのものだといえるでしょう。
組織での役割分担が重要な3つの理由
会社内の組織における役割分担には、組織ごとのやるべき仕事が明らかになる以上に、重要な意義があります。組織での役割分担が会社において重要である理由は、3つに整理されます。
- 責任範囲の明確化
- 専門性の強化
- 効率性の向上
良い組織とは、役割分担による効果が会社全体で現れている組織のことです。そのため、より良い組織を目指すならば、「組織での役割分担」がもたらす効果をしっかり押さえておきましょう。
理由その1：責任範囲の明確化
会社の組織間での役割分担は、組織ごとの業務における責任範囲を明確化するために重要です。
組織の役割が整理されると、組織として果たさなければならない業務内容も詳細化されます。すると、複数の組織が同じ業務に当たったり、お見合いをしたりする状況を回避しやすくなります。
組織での役割分担とは、会社における業務機能の分担です。複数の組織を構成する場合には、会社が事業運営するために欠かせない業務機能を的確に振り分け、組織ごとの業務範囲を定めましょう。
理由その2：専門性の強化
組織ごとに明確な役割が定義づけられると、役割の実践に必要な専門性を組織メンバーが高めやすくなります。
役割の明確化により、組織が担当する業務分野が定まり、組織内メンバーは特定の業務に集中して取り組めます。例えば、生産部門の社員であれば、他部門の社員よりも多くの生産業務の経験を積み、工程管理や品質管理など関連するスキルも蓄積されるでしょう。
社内で各業務の専門家が育成されれば、業務ごとの市場競争力が高まり、会社全体の競争力強化にも効果的です。
理由その3：効率性の向上
組織ごとの役割がはっきり分担されると、会社全体の業務効率性が高まります。なぜなら、他の組織と業務内容の重複や競合が避けやすくなるためです。
さらに、組織内の社員が特定の業務に専念して繰り返し取り組むと、次第に業務のムリ・ムラ・ムダが排除され、業務の回転率が高まります。社内のさまざまな組織において業務効率性が同時並行で高まれば、自ずと会社全体の効率性も向上するでしょう。
組織の役割分担は、重要な経営指標である生産性の改善にも寄与する大切な取り組みです。
会社で設けられる典型的な組織と役割
会社において組織に役割を付与する基本的な方法は、業務単位で組織を構成することです。
業種・業態により会社内で必要な業務として共通するものもあれば、ビジネス内容に応じて変わるものもあります。そのため、業務は次の2種類に大きく分類されます。
- 基幹業務
- 支援業務
2種類の業務には具体的にどのような業務が含まれ、また各業務を担当する組織が担う役割が何かを一覧で紹介していきます。
基幹業務を担う典型的な組織と役割
基幹業務とは、ビジネスの中核を担う重要な業務を指します。
会社の収益に直結する業務であり、一般的には複数の業務が連なって構成されています。例えば、製造業における基幹業務を担う組織と役割は、以下のとおりです。
| 組織の種類例 | 組織の役割例 |
|---|---|
| 購買 | 調達する材料・サービスのコスト削減や品質確保と供給の安定化 |
| 生産 | 高品質な製品の安定的な生産 |
| 物流 | 輸送コストの削減や輸送期間の短縮 |
| 販売 | 売上の最大化と市場シェアの拡大 |
| アフターサービス | 顧客満足度維持・向上や自社へのロイヤリティ強化 |
基幹業務は会社の維持・成長を担う業務であり、それぞれを担当する組織の良し悪しが業績にも大きな影響を及ぼします。
支援業務を担う典型的な組織と役割
支援業務とは、基幹業務を円滑に進めるのに必要な環境の整備など、補助的な役割を果たす業務を指します。
支援業務が直接収益を上げるケースはまれであり、会社内においては「縁の下の力持ち」の役割を担っています。対象となる業務に対応する組織と役割は以下のとおりです。
| 組織の種類例 | 組織の役割例 |
|---|---|
| 情報システム | ITによる業務効率性の向上や重要情報の安全性確保 |
| 人事 | 人材の採用・教育を通じた組織の競争力と持続性の強化 |
| 財務・経理 | 資金状況の正確な把握や確保と最適配分 |
| 法務 | 企業活動の法令遵守の徹底やリスク管理の強化 |
| 総務 | 社員が快適で効率的に働ける環境の整備 |
基幹業務は支援業務の協力により成果を発揮できる点から、会社運営に欠かせない業務と言えます。
役割を付与する組織形態3種類
会社内の組織では業務内容に加えて、適切な組織の組み合わせ方、つまり組織形態を選択する必要があります。組織形態を選択する際に着目すべきは、運営するビジネスの数や特性です。
多くの会社で採用されている組織形態を分類すると、次の3種類に整理されます。
- 機能別組織
- 事業部別組織
- プロジェクト別組織
自社ビジネスの内容や状況に鑑みて、適切な組織の組み合わせ・組織形態を選択しましょう。
種類その1：機能別組織
機能別組織とは、業務機能ごとに部門を構成する組織形態です。具体的には、開発・生産・販売などの業務機能に応じて部門・組織が設けられます。
一般的には、単一事業を営んでいるケースや従業員数が少ない中小企業など、ビジネス内容がシンプルな会社で採用されやすい組織形態です。
機能別組織のメリット・デメリットは以下のとおり整理されます。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・担当者が集約し、業務効率性が高まりやすい ・各業務の専門家を育成しやすい ・組織ごとの業務責任が分かりやすい | ・各業務の個別最適化が進みやすい ・業務間連携がおろそかになりやすい ・業務間調整などの柔軟な対応がしづらい |
多くの会社で採用されている組織構造であるピラミッド型組織に関して興味がある方は、こちらを参考にしてください。
» ピラミッド型組織とは？メリット・デメリットやフラット型組織などとの違いを解説 | リーダーズアカデミー
種類その2：事業部別組織
事業部別組織とは、事業単位で必要な業務機能を保有するように組織を組み合わせる組織形態です。
一般的に事業部別組織を採用している多くのケースは、複数のビジネスを運営している会社です。また、各事業部では基幹業務を担当する組織がそれぞれ設けられ、支援業務部門も事業部ごとに構成される場合があります。そのため、会社全体でみると同じ業務をおこなう組織が複数存在する状態が発生します。
機能別組織のメリット・デメリットは以下のとおり整理されます。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・事業部単位で独立運営できる ・対象とする市場変化に迅速に対応できる ・対象市場に関する専門性を高めやすい | ・事業部間での協力が生じにくい ・会社全体で統一した戦略が取りにくい ・経営資源の重複が生じやすい |
種類その3：プロジェクト別組織
プロジェクト別組織とは、プロジェクトの完了・成功を目標として独自に活動する組織形態です。
通常、数ヶ月から年単位程度の短期間で終了するプロジェクトごとに、業務機能を横断して必要な人員が集められ、組織として構成されます。短期間で解散する前提の組織であり、特定のプロジェクトに社員が長期間関与し続けるケースはまれです。
プロジェクト別組織のメリット・デメリットは以下のとおりです。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・必要な専門家のみで構成され精鋭化しやすい ・比較的小規模で意思決定がしやすい ・組織の構成・解散がしやすい | ・他プロジェクトと人員の競合が発生しやすい ・得た知識や経験が社員内にとどまりやすい ・短期間での解散が前提で帰属意識が低くなる |
組織での役割分担を最適化するための5つのポイント
組織での役割分担を最適化するためには、役割を的確に遂行できる環境を組織内で順番に整える必要があります。
経営者として設定した組織の役割を最適化し、維持・強化するために必要な取り組みは次の5つに整理されます。
- 組織単位での目標の明確化
- 組織の人材要件の整理と社員の資質・能力の把握
- 的確な人員の配置
- 教育制度の整備
- 人事評価制度の構築
組織の役割分担に基づき、会社全体が効率的に業務を進めて、高いビジネス成果を出し続ける良い組織を目指しましょう。
ポイントその1：組織単位での目標の明確化
組織での役割分担の最適化に向けた第一歩として、会社全体の目標と組織に与えられた役割を踏まえ、組織単位での具体的な目標設定をしましょう。
組織における役割は、会社の理念やミッションのように抽象的で、組織全体で理解を統一するのは容易ではありません。役割に基づいた達成すべき成果を定量的な指標として掲げると、部門の役割について組織内での意思統一が図りやすいです。例えば、販売部門で「目標売上高○億円」などの定量目標があれば、組織全体で目標達成に向けて販売業務にまい進しやすくなります。
組織を円滑に運営し、役割を的確に遂行するためには、組織単位で役割を目標に落とし込むことが肝心です。
ポイントその2：組織の人材要件の整理と社員の資質・能力の把握
組織の役割分担を適正化するには、組織ごとに必要とする人材要件と社員の特性をそれぞれ整理しておくことも大切です。なぜなら、各組織が役割を果たす上で必要な業務には特異性があり、誰もが同様の成果を発揮できるとは限らないためです。
組織に特定の役割を与えたら、対応すべき業務を定め、業務遂行に必要な人材の知識・経験から特性などの条件を明確化しましょう。同時に社員のスキル・資格・経験など業務に直接影響する情報から、社内で取り組みたい仕事やキャリアプランなど個人の志向も収集します。
適切な社員が実働して、組織ははじめて役割を果たせます。よって、組織と社員を最適に組み合わせるための、基本的な情報を整理・収集しておくことも大切です。
ポイントその3：的確な人員の配置
現状配置している社員よりも、ほかの組織の社員が適していると判断された場合には、配置転換を検討しましょう。なぜなら、組織が的確に役割を果たす上で、役割遂行に必要なスキルや経験のある人材の確保は不可欠であるためです。
社員を配置転換する際には、前述した社員の資質・能力などの情報を基にすると、配置ミスを起こしにくくなります。また、2つの組織での社員の入れ替えだと一方の組織が不利を被る場合には、3つ以上の組織で人材要件に近い社員を入れ替えるなどの対応も必要です。
昨今、さまざまな理由で離休職する社員が増えています。よって、特定の人材を固定し続けるのは困難であることを前提に、定期的に人員配置を見直して、各組織が役割を果たせる状況を保ちましょう。
ポイントその4：教育制度の整備
組織が役割を果たすうえで、社員の知識やスキルが不十分な場合には、教育を通じた強化も求められます。
新たなルールや技術などにいち早く対応し、市場で出遅れないようにする場合にも、社員教育は欠かせません。特にAIなど、ビジネスのあり方を大幅に変化させる可能性のある領域に関しては、組織全体で関連知識やスキルを高める必要があります。現在は従来の教室型研修に加え、オンライン研修も充実しており、個人単位で適切な研修・教育を施すことも容易になっています。
各組織が的確に役割を遂行し続けられるよう、会社全体または組織ごとに教育制度を設けて、社員の能力強化を支援しましょう。
ポイントその5：人事評価制度の構築
組織の役割を踏まえて、社員の働きを適切に評価する制度や仕組みの導入も重要です。
組織の役割に対する社員の貢献に報い、社員のやる気を維持・向上できれば、組織は役割を遂行しやすくなります。的確に社員を評価するには組織の役割に応じた指標、例えば販売部門だと、個人の受注高や売上高などに基づいて評価する必要があります。
さらに、人事評価活動の一環として、社員の資質や能力に関する情報を更新すれば、最新の社員情報に基づく最適な社員配置の実施も容易です。組織が果たすべき役割を考慮した人事評価制度を導入し、組織内の社員による役割の遂行を後押しする環境を整えましょう。
自社に合う人事評価制度を検討されている方は、こちらを参考にしてください。
» MBO、OKR、360度評価…自社に一番合う評価制度を選ぶには？全ての仕事を「数値化」せよ | リーダーズアカデミー
役割分担が進んだ会社組織における3つの注意点
組織の役割分担が進むと会社全体の業務効率性などが高まる一方で、ビジネス成長を阻害する状態を生む可能性もあります。組織の役割分担が進んだ際に経営者が注意すべきポイントは以下の3点です。
- 硬直した役割や組織体系
- 厳密すぎる責任分界点
- 不十分な権限移譲
組織に役割を与えた後も、定期的に役割遂行に必要な環境が整っているかを点検しましょう。
注意点その1：硬直した役割や組織体系
組織ごとの役割を固定しすぎると、ビジネス機会の損失などを引き起こす原因になりかねません。
例えば、自動車メーカーでは自動車販売に加え、サブスクリプションビジネスも本格的に展開し始めています。自動車販売だけの時代は販売に重きが置かれ、アフターフォロー部門の主な業務は販売後の保守などの修理対応でした。
しかし、サブスクリプションビジネスでは、利用開始後の修理対応に加え、顧客の利用状況に合わせた追加のサービスの提案など、アフターフォロー部門が求められる業務は変わります。
組織の役割分担をある時点で最適化していても、ビジネス環境に変化が生じた場合には、組織で必要な役割や業務内容を適宜見直しましょう。
硬直化した組織の解決法が気になる方は、こちらを参考にしてください。
» 組織が硬直化する原因は？解決策や取り組み事例も解説 | リーダーズアカデミー
注意点その2：厳密すぎる責任分界点
組織ごとの役割を踏まえた、組織間の厳密すぎる責任分界点には注意が必要です。なぜなら、責任分界点が厳密だと、それぞれの組織が与えられた役割のみに固執し、組織間での協力や助け合いがしにくい状況を生む可能性があるためです。
例えば、トラブル対応時に組織ごとに対応範囲を線引きして、自部門の役割での対応に終始した結果、問題解決が長引くケースは少なくありません。また、それぞれの組織が責任範囲だけに対応する方針を取ってしまうと、組織間の連携が希薄になり、会社全体の活力も低下しかねません。
そのため、経営者は役割の与え方にあそびを設けるなどして、組織同士が協働しあえる環境を構築しましょう。
注意点その3：不十分な権限移譲
組織に対して役割を与えた場合には、役割の実行に必要な権限も同時に与えることが重要です。
役割を果たすための意思決定を担当する部門・部署で行えなければ、迅速な行動が阻害されます。例えば、意思決定の権限を経営陣に残したままだと、意思決定の遅延に加え、組織の責任感や所属社員のやる気が低下する要因にもなりえます。また、的確な施策を実行できてないことで、会社の業績にも影響を及ぼしかねません。
そのため、役割分担を進める際には、併せて権限移譲も進め、担当の組織や社員が自律的に業務を遂行できる状況を整備しましょう。
現場社員からの定期的なフィードバックも大切
経営者は、定期的に現場社員からフィードバックを得て、組織における役割や組織形態を修正・再検討する必要があります。
経営者がベストな組織構成や役割分担をしていると考えていても、現場では業務効率の低下など悪影響が生じる場合も多くみられます。そのため、経営者に求められるのは、組織の役割分担をした後に想定どおりの効果が得られているかを、定期的に現場から吸い上げる取り組みです。
現場の声の吸収や反映は、社員の経営層に対する信頼感や会社への帰属意識の向上にもつながります。現場の社員から共通の問題や悩みが出てきている場合には、必要に応じて役割分担の修正などの改善を施しましょう。
会社組織に的確な役割を付与して効率的なビジネス運営へ
会社組織での適切な役割分担は、組織ごとの責任範囲を明確にし、社員の専門性強化や業務の効率化の推進に効果的です。
また、経営者が組織に付与する役割に応じて最適な組織形態を選択できれば、業務を円滑に進めやすくなります。さらに、組織が役割を的確に遂行するためには、役割に応じた目標の設定に加え、業務との相性の良い社員の的確な配置や社員の能力や意欲を高める仕組みや制度の整備も重要です。
会社内の組織に的確な役割を与えて、単なる集団から良い組織へ昇華し、効率的なビジネス運営を実現しましょう。
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» リーダーズアカデミー｜10年後も成功し続ける社長の「人と組織の育て方」
【監修】
黒田 訓英
株式会社 ビジネスバンク 取締役
早稲田大学 商学部 講師
中小企業診断士
早稲田大学商学部の講師として「ビジネス・アイデア・デザイン」「起業の技術」「実践起業インターンREAL」の授業にて教鞭を執っている。社長の学校「プレジデントアカデミー」の講師・コンサルタントとして、毎週配信の経営のヒント動画に登壇。新サービス開発にも従事。経営体験型ボードゲーム研修「マネジメントゲーム」で戦略会計・財務基礎を伝えるマネジメント・カレッジ講師でもある。
日本証券アナリスト協会認定アナリスト（CMA）。日本ディープラーニング協会認定AIジェネラリスト・AIエンジニア資格保有者。経済産業大臣登録 中小企業診断士。
